Β’ Φάση Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής: Τι αλλάζει από 01/05/2026

Από την 1η Μαΐου 2026 τίθεται σε εφαρμογή η Β’ Φάση της ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αποθεμάτων για το σύνολο των υπόχρεων οντοτήτων.

Η νέα φάση δεν περιορίζεται πλέον μόνο στην έκδοση και διαβίβαση του ψηφιακού παραστατικού διακίνησης, αλλά επεκτείνεται σε ολόκληρο τον κύκλο διακίνησης των αποθεμάτων, από την έναρξη της αποστολής έως την τελική παραλαβή.

Στο πλαίσιο αυτό, εισάγονται νέες υποχρεώσεις για τη δήλωση μεταφορτώσεων, την επιβεβαίωση της παραλαβής από τον λήπτη, την καταγραφή των παραληφθεισών ποσοτήτων, καθώς και τη δήλωση τυχόν αποκλίσεων, όπως ελλείμματα, πλεονάσματα, διαφοροποιήσεις ειδών ή φθορές.

Ιδιαίτερη σημασία αποκτά πλέον ο ρόλος του λήπτη, ο οποίος καλείται να επιβεβαιώνει την παραλαβή μέσω σάρωσης του QR code του παραστατικού διακίνησης, να αποδέχεται ή να απορρίπτει τη διακίνηση και, όπου απαιτείται, να διαβιβάζει τα σχετικά παραστατικά ή δεδομένα εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.

Η Β’ Φάση μεταβάλλει ουσιαστικά τη λειτουργική διαδικασία των επιχειρήσεων, καθώς απαιτεί συστηματική παρακολούθηση, έλεγχο και τεκμηρίωση κάθε κρίσιμου σταδίου της διακίνησης αποθεμάτων.

Ενδέχεται να λάβει παράταση η εφαρμογή της Β Φάσης.

Aναλυτικό Σημείωμα

             Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και έναρξη της Β’ Φάσης από 01/05/2026

Το παρόν Σημείωμα βασίζεται στο ισχύον κανονιστικό πλαίσιο της ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αποθεμάτων, όπως αυτό καθορίζεται με την Α.1123/2024, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με την Α.1047/2025, καθώς και τις σχετικές διευκρινίσεις της Ε.2030/2025.

Α.           Γενικά

1. Διακριτοί Ρόλοι στη Διακίνηση Αποθεμάτων:

Στη διαδικασία ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αποθεμάτων συμμετέχουν διακριτοί ρόλοι, οι οποίοι δεν ταυτίζονται απαραίτητα με την κυριότητα των αποθεμάτων.

Αποστολέας είναι η οντότητα που εκδίδει το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης και ξεκινά τη διακίνηση. Μπορεί να είναι ο πωλητής, ο κάτοχος των αποθεμάτων ή ακόμη και αποθηκευτής που ενεργεί κατ’ εντολή τρίτου.

Αποστολέας τρίτος είναι οντότητα που δεν είναι κύριος των αποθεμάτων, αλλά εκδίδει το Δελτίο Αποστολής για διακίνηση που πραγματοποιεί, όπως για παράδειγμα ένας αποθηκευτής ή ένας πάροχος υπηρεσιών logistics.

Μεταφορέας είναι η οντότητα που εκτελεί τη φυσική μεταφορά των αποθεμάτων. Δεν εκδίδει παραστατικό διακίνησης, αλλά δηλώνεται ως ρόλος στο ψηφιακό Δελτίο Αποστολής.

Παραλήπτης είναι η οντότητα προς την οποία ολοκληρώνεται η διακίνηση. Μπορεί να είναι ο αγοραστής, τρίτος κατ’ εντολή του αγοραστή ή αποθηκευτής.

Παραλήπτης τρίτος υφίσταται όταν η διακίνηση ολοκληρώνεται σε οντότητα διαφορετική από τον τελικό κύριο των αποθεμάτων.

2. Εκδιδόμενα Παραστατικά :

• Έκδοση Δελτίου Αποστολής

Εκδότης είναι η επιχείρηση από τις εγκαταστάσεις της οποίας εκκινεί η διακίνηση, ανεξάρτητα από το αν τα διακινούμενα είδη ανήκουν στην ίδια.

Λήπτης είναι η επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της οποίας ολοκληρώνεται η διακίνηση και διενεργείται η παραλαβή των ειδών.

Λοιπά συσχετιζόμενα ΑΦΜ (όπου απαιτείται):

1. Μεταφορέας (όταν η διακίνηση πραγματοποιείται με μέσα τρίτου)
2. Αποστολέας τρίτος (σε περιπτώσεις τριγωνικών ή διακίνησης από τρίτο)
3. Παραλήπτης τρίτος (σε περιπτώσεις τριγωνικών συναλλαγών)

Διακίνηση στον δρόμο

Κατά τη διάρκεια της διακίνησης, το ψηφιακό παραστατικό πρέπει να είναι διαθέσιμο και να μπορεί να επιδεικνύεται (σε ψηφιακή μορφή μέσω QR Code), ώστε να είναι εφικτός ο έλεγχος από τις αρμόδιες αρχές.

• Έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής

Εκδότης είναι η επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της οποίας διενεργείται η παραλαβή των διακινούμενων ειδών.

Λήπτης είναι η επιχείρηση από τις εγκαταστάσεις της οποίας εκκίνησε η διακίνηση, ανεξάρτητα από το αν τα είδη ανήκουν στην ίδια.

Διακίνηση στην εγκατάσταση του παραλήπτη

Το Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής εκδίδεται κατά την άφιξη των αποθεμάτων στην εγκατάσταση του παραλήπτη, προκειμένου να τεκμηριωθεί η παραλαβή σε περιπτώσεις όπου δεν έχει εκδοθεί ή δεν έχει διαβιβαστεί ψηφιακό παραστατικό διακίνησης από τον αποστολέα.

• Έκδοση Δελτίου Αποστολής – Αντίστροφη Διακίνηση

Εκδότης είναι η επιχείρηση – παραλήπτης των αποθεμάτων, η οποία εκκινεί τη διακίνηση από τις εγκαταστάσεις του αποστολέα ή αποστολέα τρίτου, είτε με ίδια μεταφορικά μέσα είτε με μεταφορικά μέσα τρίτων κατ’ εντολή αυτής.

Λήπτης είναι η επιχείρηση – αποστολέας ή αποστολέας τρίτος, από τις εγκαταστάσεις της οποίας εκκινεί η διακίνηση, ανεξάρτητα από το αν τα διακινούμενα είδη ανήκουν στην ίδια.

Λοιπά συσχετιζόμενα ΑΦΜ (όπου απαιτείται):

1. Μεταφορέας (όταν η διακίνηση πραγματοποιείται με μέσα τρίτου)
2. Αποστολέας τρίτος (σε περιπτώσεις τριγωνικών ή διακίνησης από τρίτο)
3. Παραλήπτης τρίτος (σε περιπτώσεις τριγωνικών συναλλαγών)

Διακίνηση στον δρόμο

Κατά τη διάρκεια της διακίνησης, το ψηφιακό παραστατικό πρέπει να είναι διαθέσιμο και να επιδεικνύεται σε ψηφιακή μορφή (μέσω QR Code), ώστε να είναι δυνατός ο έλεγχος από τις αρμόδιες αρχές.

1. Β΄ Φάση

Από 01/05/2026 (Β’ Φάση), η υποχρέωση δεν περιορίζεται μόνο στην έκδοση του παραστατικού, αλλά επεκτείνεται σε ολόκληρο τον κύκλο διακίνησης και καθίσταται υποχρεωτική η διαβίβαση δεδομένων για τη Β’ φάση για το σύνολο των υπόχρεων οντοτήτων (Α.1145/2025).

Ο παραλήπτης αποκτά ενεργό ρόλο, καθώς υποχρεούται να επιβεβαιώνει την παραλαβή, να δηλώνει τυχόν αποκλίσεις και να αποδέχεται ή να απορρίπτει τη διακίνηση.

Επιπλέον, καθίσταται υποχρεωτική η δήλωση μεταφορτώσεων, δηλαδή κάθε αλλαγής μεταφορικού μέσου ή μεταφορέα, με στόχο την πλήρη αποτύπωση της διαδρομής.

Η απλή διακίνηση αποθεμάτων, όπως διαμορφώνεται στη Β’ Φάση της ψηφιακής παρακολούθησης, ακολουθεί συγκεκριμένη λειτουργική ροή ενεργειών, η οποία διασφαλίζει την πλήρη ιχνηλασιμότητα της διακίνησης από την έναρξη έως την ολοκλήρωσή της.

Ειδικότερα, αρχικά εκδίδεται το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης και διαβιβάζεται στην πλατφόρμα myDATA, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο ισχύον νομοθετικό πλαίσιο.

Στη συνέχεια, κατά τη φόρτωση των αποθεμάτων και πριν την εκκίνηση της διακίνησης, πραγματοποιείται οριστική επιβεβαίωση του μεταφορικού μέσου, καθώς και της ώρας έναρξης της διακίνησης, μέσω σάρωσης του QR Code του σχετικού παραστατικού διακίνησης.

Τέλος, κατά την ολοκλήρωση της διακίνησης, ο λήπτης προβαίνει σε σάρωση του QR Code του παραστατικού, επιβεβαιώνοντας την παραλαβή των αποθεμάτων και συμβάλλοντας στην ολοκλήρωση του κύκλου διακίνησης στο πλαίσιο της ψηφιακής παρακολούθησης.

Στις περιπτώσεις σύνθετων διακινήσεων αποθεμάτων, όπου παρεμβάλλονται αλλαγές μεταφορικού μέσου ή μεταφορέα, η διαδικασία διακίνησης περιλαμβάνει επιπλέον στάδια, τα οποία αποτυπώνουν τη συνολική διαδρομή των αποθεμάτων και διασφαλίζουν την πλήρη ιχνηλασιμότητα.

Ειδικότερα, αρχικά εκδίδεται το ψηφιακό παραστατικό διακίνησης και διαβιβάζεται στην πλατφόρμα myDATA, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο ισχύον νομοθετικό πλαίσιο.

Κατά τη φόρτωση των αποθεμάτων και πριν την έναρξη της διακίνησης, πραγματοποιείται η οριστική επιβεβαίωση του πρώτου μεταφορικού μέσου καθώς και της ώρας έναρξης, μέσω σάρωσης του QR Code του σχετικού παραστατικού διακίνησης.

Κατά τη διάρκεια της διακίνησης, σε κάθε αλλαγή μεταφορικού μέσου εφαρμόζεται η διαδικασία μεταφόρτωσης. Σε κάθε στάδιο μεταφόρτωσης, μέσω σάρωσης του QR Code του παραστατικού, διαβιβάζονται στην Α.Α.Δ.Ε. τα στοιχεία του νέου μεταφορικού μέσου που παραλαμβάνει τα αποθέματα, καθώς και ο χρόνος έναρξης της μεταφόρτωσης, αποτυπώνοντας με ακρίβεια τη συνέχεια της διαδρομής.

Η διαδικασία ολοκληρώνεται με τη σάρωση του QR Code του παραστατικού από τον λήπτη, κατά την παραλαβή των αποθεμάτων, επιβεβαιώνοντας την ολοκλήρωση της διακίνησης.

Επιπλέον, στις περιπτώσεις πώλησης αποθεμάτων που έχουν αποτεθεί σε αποθηκευτή ή διαμεταφορέα (3PL), και διακινούνται κατ’ εντολή του πωλητή προς τον πελάτη, η Ε.2030/2025 προβλέπει εναλλακτικό τρόπο διακίνησης αντί της απευθείας έκδοσης ΔΑ από τον 3PL.

Συγκεκριμένα, δύναται να εφαρμοστεί η ακόλουθη διαδικασία:

Αρχικά, ο αποθηκευτής (3PL) εκδίδει ψηφιακό δελτίο αποστολής με λήπτη τον αποθέτη (πωλητή) και παραδίδει τα αποθέματα σε σημείο της εγκατάστασής του (π.χ. ράμπα ή πύλη), το οποίο δηλώνεται ως τόπος ολοκλήρωσης διακίνησης εκτός εγκατάστασης.

Στη συνέχεια, για την αποστολή προς τον τελικό πελάτη εκδίδεται νέο παραστατικό διακίνησης είτε από τον πωλητή, είτε από τον αγοραστή, ανάλογα με το ποιος αναλαμβάνει τη μεταφορά.

Ειδικότερα, εφόσον τη μεταφορά αναλαμβάνει ο πωλητής (με ίδια ή τρίτα μέσα), εκδίδεται ψηφιακό δελτίο αποστολής από τον πωλητή προς τον αγοραστή, με τόπο έναρξης εκτός εγκατάστασης.

Εναλλακτικά, εφόσον τη μεταφορά αναλαμβάνει ο αγοραστής, εκδίδεται ψηφιακό παραστατικό διακίνησης από τον αγοραστή, με αντισυμβαλλόμενο τον πωλητή.

Στη Β’ Φάση εισάγεται η υποχρέωση δήλωσης μεταφορτώσεων (με ημερομηνία, ώρα και ποσότητες), καθώς και η καταγραφή της διαδικασίας παραλαβής από τον λήπτη, συμπεριλαμβανομένων των παραληφθεισών ποσοτήτων, τυχόν αποκλίσεων και της αποδοχής ή απόρριψης της διακίνησης. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται πλήρης και συνεχής παρακολούθηση της πορείας των αποθεμάτων από την αποστολή έως την τελική παραλαβή.

Διαδικασία Αγορών – Ρόλος παραλήπτη

Κατά τη Β’ Φάση, η υποχρέωση δεν περιορίζεται στην έκδοση του παραστατικού από τον αποστολέα, αλλά επεκτείνεται σε ολόκληρο τον κύκλο διακίνησης. Ο αγοραστής συμμετέχει ενεργά, καθώς υποχρεούται να παρακολουθεί, να ελέγχει και να αποδέχεται τη διακίνηση των αποθεμάτων.

Καταρχάς, υπενθυμίζεται ότι υπόχρεος για την έκδοση του ψηφιακού παραστατικού διακίνησης είναι ο αποστολέας. Ωστόσο, ο αγοραστής αναλαμβάνει κρίσιμο ρόλο κατά την ολοκλήρωση της διακίνησης.

Με την παραλαβή των αποθεμάτων, ο αγοραστής λαμβάνει το ψηφιακό Δελτίο Αποστολής μέσω του συστήματος (myDATA ή ERP), το οποίο φέρει μοναδική ταυτότητα (UID). Στη συνέχεια, υποχρεούται να προβεί σε έλεγχο των διακινούμενων ειδών, των ποσοτήτων και του χρόνου παραλαβής.

Κατά την παραλαβή, ο αγοραστής οφείλει να καταγράψει τις πραγματικές παραληφθείσες ποσότητες, καθώς και την ημερομηνία και ώρα παραλαβής. Η πληροφορία αυτή αποτελεί υποχρεωτικό στοιχείο στη Β’ Φάση και συνδέεται άμεσα με την ολοκλήρωση της διακίνησης.

Σε περίπτωση αποκλίσεων (ελλείμματα, πλεονάσματα, διαφοροποιήσεις ειδών ή φθορές), αυτές δηλώνονται στο σύστημα. Οι αποκλίσεις καταγράφονται και διαβιβάζονται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο ισχύον πλαίσιο.

Μετά τον έλεγχο, ο αγοραστής υποχρεούται να προχωρήσει σε αποδοχή ή απόρριψη της διακίνησης, ολοκληρώνοντας τον κύκλο ιχνηλασιμότητας.

Στις περιπτώσεις αγορών από το εσωτερικό της χώρας, ο αγοραστής δεν εκδίδει παραστατικό, αλλά υποχρεούται να παραλάβει ψηφιακά το ΔΑ και να ολοκληρώσει τη διαδικασία παραλαβής και αποδοχής.

Σε περίπτωση που ο πωλητής δεν εκδώσει παραστατικό διακίνησης ή δεν είναι υπόχρεος για την έκδοσή του, ο αγοραστής δύναται να τεκμηριώσει τη διακίνηση είτε με την έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής, είτε με την έκδοση 9.3 Δελτίου Αποστολής με ένδειξη “Αντίστροφη Διακίνηση, συμπληρώνοντας αιτία έκδοσης αντίστροφης διακίνησης (1 – Μη υπόχρεος έκδοσης ή 2 – Άρνηση έκδοσης/εκ παραδρομής μη έκδοση). Το παραστατικό αυτό διαβιβάζεται στην πλατφόρμα myDATA σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες του ισχύοντος πλαισίου και αποτελεί τη βάση για την καταγραφή της παραλαβής, τον έλεγχο των ποσοτήτων και την εν συνεχεία αποδοχή ή δήλωση αποκλίσεων.

Στις περιπτώσεις ενδοκοινοτικών αποκτήσεων (αγορές από Ευρωπαϊκή Ένωση), αλλοδαπός προμηθευτής δεν εκδίδει ψηφιακό παραστατικό μέσω myDATA. Στην περίπτωση αυτή, εφόσον δεν υπάρχει ψηφιακό παραστατικό διακίνησης, ο αγοραστής υποχρεούται να τεκμηριώσει τη διακίνηση με έκδοση 9.3 Δελτίου Αποστολής με ένδειξη «Αντίστροφη Διακίνηση», Συμπληρώνοντας αιτία έκδοσης αντίστροφης διακίνησης 3- Ενδοκοινοτική Απόκτηση. Το παραστατικό αυτό διαβιβάζεται στην πλατφόρμα myDATA σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες του ισχύοντος πλαισίου (ήτοι εντός πέντε (5) ημερών από τα σχετικά φορτωτικά έγγραφα/την παραλαβή, κατά περίπτωση). Στη συνέχεια, εφαρμόζεται η διαδικασία καταγραφής, ελέγχου και αποστολής ελλειμάτων – πλεονασμάτων εάν υφίστανται.

Στις περιπτώσεις εισαγωγών από τρίτες χώρες, η διακίνηση μέχρι το τελωνείο καλύπτεται από τα τελωνειακά και διεθνή μεταφορικά έγγραφα. Για τη διακίνηση από το τελωνείο προς την εγκατάσταση του αγοραστή ισχύουν τα εξής:

Σε περιπτώσεις εκτελωνισμού από εκτελωνιστή για λογαριασμό του εισαγωγέα, εφόσον δεν προκύπτει ο τόπος παράδοσης από τα διεθνή φορτωτικά έγγραφα (π.χ. CMR, bill of lading), υφίσταται υποχρέωση για έκδοση 9.3 Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής με ένδειξη «Αντίστροφη Διακίνηση», συμπληρώνοντας αιτία έκδοσης αντίστροφης διακίνησης 4- Απόκτηση Τρίτη Χώρα, και διαβίβαση στο myDATA. Στη συνέχεια, εφαρμόζεται η διαδικασία καταγραφής, ελέγχου και αποστολής ελλειμάτων – πλεονασμάτων, εάν υφίστανται. Εναλλακτικά, δύναται να εκδοθεί ψηφιακό δελτίο αποστολής από τον εκτελωνιστή, στο οποίο αναγράφονται κατ’ ελάχιστον το είδος των αποθεμάτων και το είδος και πλήθος των συσκευασιών.

Εν κατακλείδι, στη Β’ Φάση:

• Ο αποστολέας εκδίδει το παραστατικό και δηλώνει τη διαδρομή (και μεταφορτώσεις).
• Ο αγοραστής επιβεβαιώνει την παραλαβή, δηλώνει αποκλίσεις και αποδέχεται ή απορρίπτει.
• Σε περιπτώσεις χωρίς παραστατικό διακίνησης, ο αγοραστής εκδίδει Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής ή Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με ένδειξη αντίστροφη διακίνηση
• Τα ελλείμματα ή πλεονάσματα, εφόσον προκύπτουν, καταγράφονται και διαβιβάζονται σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο.

Ημερομηνίες Διαβίβασης

Σχετικά με τις ημερομηνίες διαβίβασης για πλεονάσματα/ελλείμματα, ενδοκοινοτικές αποκτήσεις και συναλλαγές με τρίτες χώρες, ισχύουν τα εξής σύμφωνα με την Απόφαση 1122/2024 (άρθρο 3):

1. Πλεονάσματα – Ελλείμματα (παρ. 3)

Ο λήπτης αποθεμάτων, για τα οποία διαπιστώνονται αποκλίσεις (πλεονάσματα ή ελλείμματα), διαβιβάζει στην πλατφόρμα myDATA παραστατικά διακίνησης άνευ αξίας (δελτία ποσοτικής παραλαβής) εντός δεκαπέντε (15) ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.

2. Παραλαβές από ημεδαπή (παρ. 4)

Σε περίπτωση παραλαβής αποθεμάτων από εκδότη ημεδαπής, ο λήπτης διαβιβάζει την αποδοχή της παραλαβής μέσω σάρωσης του QR code του παραστατικού διακίνησης, σε πραγματικό χρόνο, κατά την ολοκλήρωση της παραλαβής.

3. Παραλαβές από αλλοδαπή (ενδοκοινοτικές αποκτήσεις & τρίτες χώρες) (παρ. 5)

Ο λήπτης αποθεμάτων από αλλοδαπή διαβιβάζει παραστατικά διακίνησης άνευ αξίας (δελτία ποσοτικής παραλαβής) εντός πέντε (5) ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Ως παραστατικό διακίνησης μπορεί να χρησιμοποιείται το συνοδευτικό παραστατικό του αλλοδαπού αποστολέα (π.χ. τιμολόγιο, διεθνή φορτωτικά έγγραφα κ.λπ.).

4. Μεταφορτώσεις (παρ. 6)

Οι οντότητες που παραλαμβάνουν αποθέματα στο πλαίσιο μεταφορτώσεων και λειτουργούν ως συσχετιζόμενα ΑΦΜ κάθε διακίνησης, διαβιβάζουν τα σχετικά δεδομένα μέσω σάρωσης QR code σε πραγματικό χρόνο, κατά την ολοκλήρωση της μεταφόρτωσης.