Διαχείριση Αρχείων , Επιχειρησιακού Περιεχομένου & Εταιρικής Γνώσης - To e-CMR ως το πρώτο βήμα προς την ψηφιοποίηση των εγγράφων της μεταφοράς

Πρακτική γνώση & ειδήσεις από το 4ο συνέδριο του Operations Center την 1η Νοεμβρίου 2018

Με ιδιαίτερη επιτυχία ολοκληρώθηκαν την 1η Νοεμβρίου στο Grand Hyatt Athens οι εργασίες του 4ου συνεδρίου του Operations Center που αυτή τη φορά εστίασε στο Document, Content & Knowledge Management. Μέσα από 18 εξειδικευμένες στο θέμα εισηγήσεις διακεκριμένων ανώτατων στελεχών επιχειρήσεων από τους χώρους της Ναυτιλίας, των Logistics, της Βιομηχανίας, του Εμπορίου και της Συμβουλευτικής, οι σύνεδροι άντλησαν πρακτική γνώση και ενδιαφέρουσες ειδήσεις για την αγορά. O παγκόσμιος ναυτιλιακός κολοσσός Maersk, παρουσίασε για πρώτη φορά στην Ελλάδα την αρχιτεκτονική της πλατφόρμας Blockchain, η πιλοτική εφαρμογή της οποίας ανακοινώθηκε μαζί με την IBM διεθνώς, μόλις τον περασμένο Αύγουστο. Ο κ. Σωφρόνης Κωνσταντινίδης, Customer Service Manager Greece / Cyprus της Sealand Europe - A Maersk Company ανέλυσε τη χρήση της επαναστατικής τεχνολογίας σε αποστολή κοντέινερ που μετέφερε λουλούδια από το λιμάνι της Μομπάσα στο λιμάνι του Ρότερνταμ για την ολοκλήρωση της οποίας παραδοσιακά απαιτούνται 200 έγγραφα, ενώ με την ψηφιακή διαχείριση των εγγράφων σε πραγματικό χρόνο μέσω του Blockchain επιτεύχθηκε σημαντική μείωση κόστους, απόλυτη διαφάνεια και μείωση του χρόνου αποστολής. Η αυτοματοποίηση στη ροή πληροφοριών end-to-end και η μείωση της γραφειοκρατίας και διακίνησης φυσικών εγγράφων αναδείχθηκε άλλωστε από το ίδιο το ακροατήριο μέσω του televoting που πραγματοποιήθηκε, η πιο μεγάλη αλλαγή που πρόκειται να φέρει το Blockchain στις εμπορευματικές μεταφορές (57,14%) με τα οφέλη της ανταλλαγής των πληροφοριών real time / μεγαλύτερο visibility να ακολουθούν με 21,43%.

Παράλληλα, έγινε αναφορά στην εισαγωγή του Port Container System - PCS (ηλεκτρονική διατακτική) από την Cosco, εξέλιξη που καταργεί τη γραφειοκρατία στο λιμάνι του Πειραιά από την 1η Ιανουαρίου 2019. Με την εφαρμογή του PCS από το νέο έτος, μειώνεται δραστικά ο απαιτούμενος μέχρι σήμερα χρόνος αποδέσμευσης των εμπορευμάτων από 6 ώρες κατά μέσο όρο, σε μόλις 20 λεπτά. Η ταχύτερη διεκπεραίωση των τελωνειακών διαδικασιών είναι σύμφωνα με τους σύνεδρους του Operations Center σε ποσοστό 68,42% το μεγαλύτερο όφελος από τη χρήση του PCS, ενώ αναμένεται και δραστική μείωση του διαχειριστικού κόστους (18,42%).

Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου αναδείχθηκε επίσης η εφαρμογή της ηλεκτρονικής φορτωτικής / eCMR στο πλαίσιο του ευρωπαϊκού προγράμματος AEOLIX, με τον προγραμματισμό 400 αποστολών εμπορευμάτων σε πιλοτικό επίπεδο τους επόμενους μήνες, πολλές εξ αυτών και από την Ελλάδα, όπως ανέφερε η κα Ηρώ Δουμάνη από την ΟΦΑΕ, η οποία και αποτελεί τον driver υιοθέτησης του eCMR στη χώρα μας. Από την υιοθέτηση του eCMR η αγορά αναμένει δραστική μείωση του λειτουργικού κόστους (45,24% των ερωτηθέντων), όπως και βελτίωση του customer service (21,43%).

Αντίστοιχα, το ακροατήριο ανέδειξε τη μείωση του κόστους ως Νο1 ωφέλεια από την εισαγωγή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης (58,97% των συνέδρων) η οποία έχει ήδη ανακοινωθεί από το ΥΠ.ΟΙΚ. για την 1η Ιανουαρίου 2020.

Τους σύνεδρους εισήγαγε στο θέμα του content & information management η κα Μαριλένα Αργυρού, Managing Director του Operations Center η οποία -μεταξύ άλλων- επεσήμανε πως σήμερα, το 52% της αδόμητης πληροφορίας που υπάρχει μέσα στην επιχείρηση καταλήγει να γίνει "dark data" λόγω της μη έγκαιρης και ορθής διαχείρισης και προώθησής της με όποιες συνέπειες. Η τεχνολογία προσφέρει σήμερα πολύ πιο εξελιγμένες λύσεις content & information management από την απλή ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση εγγράφων, οι οποίες βελτιστοποιούν σημαντικά τα business processes προς όφελος της παραγωγικότητας επιχειρήσεων και οργανισμών υπογράμμισε η κα Αργυρού.

Ο κ. Γιάννης Μελετλίδης, Business Development Manager της Mantis Hellas αναφέρθηκε στην ευφυή διαχείριση πληροφοριών και επιχειρησιακών διαδικασιών, παρουσιάζοντας το μεγάλο εύρος του θέματος σε επίπεδο οικονομικών κλάδων και εταιρικών διευθύνσεων, όπως και τα οφέλη από την οργάνωση όλων των αδόμητων πληροφοριών που κατακλύζουν καθημερινά τις επιχειρήσεις σε πολλές μορφές. Μεταξύ άλλων, ο κ. Μελετλίδης αναφέρθηκε στη διαφορά της απλής διαχείρισης από την ευφυή διαχείριση της πληροφορίας όπως και στην οργανογραμματική αναβάθμιση των data teams και της οικονομικής διεύθυνσης.

Ο ταχύτερος εντοπισμός και ανάκληση της πληροφορίας / μείωση των dark data είναι άλλωστε ο βασικότερος λόγος για τον οποίο οι σύνεδροι θα επέλεγαν την υιοθέτηση συστημάτων content management (36%). Tο 27% θα προχωρούσε σε αυτήν την επιλογή χάρη στη βελτίωση της ποιότητας των επιχειρησιακών λειτουργιών μέσω καλύτερων work flows και το 18% χάρη στον αυτόματο έλεγχο και διαχείριση παραστατικών.

Η εφοδιαστική αλυσίδα και τα logistics αναδείχθηκαν ως το εταιρικό function που αντλούν τα περισσότερα οφέλη από τη χρήση του content management (50%), με την οικονομική διεύθυνση να ακολουθεί με 23,81% και τη διεύθυνση προμηθειών με 11,9%.

Ο κ. Κωνσταντίνος Σόμογλου, Associate Partner EY πραγματοποίησε μια πολύ ενδιαφέρουσα εισήγηση με τίτλο "Document & Content Management in the era of Intelligent Automation" αναφερόμενος μεταξύ άλλων, στο επόμενο βήμα των ECM που αφορά στα Content Services Platforms (CSP) με πολλαπλά οφέλη για τις επιχειρήσεις.

Από την πλευρά του ο κ. Νίκος Καραπανάγου, Director, Business Process Automations της PwC, παρουσίασε την εισήγηση με θέμα "Enabling intercompany process using blockchain" και ανέπτυξε τη σύγχρονη αυτοματοποίηση των business processes και την ευφυή διαχείριση συμβάσεων.

Οι κ.κ. Κώστας Ζαγκλής και Δάμων Κωσταδήμας, Διεύθυνων Σύμβουλος και Senior Presales Consultant αντίστοιχα της STEP ONE παρουσίασαν τη μελέτη περίπτωσης διαχείρισης τιμολογίων της ναυτιλιακής εταιρείας Thenamaris μέσα από την εισήγηση με θέμα "Invoice checking process: streamline your business applications integrating the intelligent capture of unstructured information".

Τη σημασία του σύγχρονου document management στου κλάδο των 3rd Party Logistics ανέδειξαν οι κ.κ. Δημήτρης Καραγιάννης και Άλκης Παπαδόπουλος, 3PL Business Unit Director και Document Flow Manager αντίστοιχα της Sarmed η οποία διαχειρίζεται άνω του ενός εκατομμυρίου παραστατικών ετησίως και ανταποκρίνεται σε 1.000 αναζητήσεις παραστατικών πελατών κάθε μήνα. Μέσω του in-house DCM συστήματος που ανέπτυξε, η Sarmed πέτυχε πολλά ποιοτικά οφέλη όπως άνοδο του customer service και μείωση του διαχειριστικού κόστους κατά 30%.

Οι κ.κ. Γιώργος Κοτόπουλος, Διευθυντής Warehouse & Distribution Division της ΠΑΕΓΑΕ και Δημήτρης Σιαπάτης, Logistics Systems Director της Jungheinrich Hellas ανέπτυξαν τον μηχανισμό αποθήκευσης και ανάκλησης φυσικού αρχείου μέσα από σύγχρονα συστήματα Logistics που εγγυώνται 100% ακρίβεια, ταχύτητα και αξιοπιστία.

Πέραν του Blockchain, ο κ. Σ. Κωνσταντινίδης από τη Sealand Europe - A Maersk Company παρουσίασε το εύρος του content management στη Ναυτιλία και τον μεγάλο όγκο διαχείρισης εγγράφων και παραστατικών που απαιτούνται στη διεθνή θαλάσσια εφοδιαστική αλυσίδα, ενώ στη συνέχεια ο κ. Γιάννης Πολίτης, Business Development Manager της Mantis Hellas παρουσίασε case studies εφαρμογής λύσεων content management για τους κλάδους των χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, της Ναυτιλίας, των Logistics, της Βιομηχανίας και του Εμπορίου.

Στρατηγικές και εργαλεία ανάπτυξης της Διαχείρισης Γνώσης ανέλυσε στην εισήγησή του ο Δρ. Γιώργος Ασπρίδης, Αναπληρωτής Καθηγητής Διοίκησης Επιχειρήσεων του Τ.Ε.Ι. Λάρισας. Η διαχείριση γνώσης μπορεί να αποτελέσει στρατηγικό περιουσιακό στοιχείο το οποίο θα οδηγήσει στις βέλτιστες δυνατές στρατηγικές ή επιχειρησιακές επιλογές της διοίκησης. Η στρατηγική για τη διοίκηση γνώσης συνιστά μια προσπάθεια συνεκτίμησης και αξιοποίησης του σπάνιου πόρου της γνώσης ευθυγραμμιζόμενου με τις στρατηγικές κατευθύνσεις της διοίκησης προκειμένου να καλλιεργηθούν νέες στρατηγικές επιλογές αποσκοπώντας στην επίτευξη του βέλτιστου δυνατού επιπέδου αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας.
Από ένα συνέδριο που εστιάζει στη διαχείριση επιχειρησιακού περιεχομένου δεν θα μπορούσε να λείψει μια εξειδικευμένη εισήγηση για την προστασία προσωπικών δεδομένων και τους ενδεδειγμένους τρόπους απλοποίησης των σχετικών διαδικασιών από τις επιχειρήσεις. Ο κ. Νίκος Πιτσούλης, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Bee Group πληροφόρησε το συνεδριακό κοινό για την ηλεκτρονική διαχείριση των δεδομένων μέσα από εξελιγμένες πληροφοριακές πλατφόρμες e-compliance που αυτοματοποιούν και διαχειρίζονται ευφυώς την απαιτούμενη επιχειρησιακή συμμόρφωση.

Το πρόγραμμα της εκδήλωσης ολοκληρώθηκε με την παρουσίαση του κ. Πάνου Δρούγκα, Χημικού/Περιβαλλοντολόγου και Συμβούλου Επιχειρήσεων (3S - Safely Serving Science), ο οποίος ανέλυσε το case study της χημικής βιομηχανίας όσον αφορά στη διαχείριση εγγράφων και αδόμητης πληροφορίας που υπάρχουν κυρίως στα Δελτία Δεδομένων Ασφαλείας.

Μέγας Χορηγός ήταν η Mantis, Χρυσοί Χορηγοί οι εταιρείες ΠΑΕΓΑΕ, Jungheinrich Hellas, Sarmed, Step One και Bee Group, Χορηγοί οι Toyota Material Handling Greece και ΜΜΙ Μυτικίδης και Χορηγός Επικοινωνίας το περιοδικό Supply Chain & Logistics.

 Πηγή: Οperations Center